Interview und Fotografie von Nadine Wilmanns
Business Überlastung überwinden
Im Gespräch mit Josie Lipman
Als Fotografin und Videografin mit Sitz in London und Metzingen arbeite ich mit etablierten Unternehmern, Beratern und werteorientierten Gründern zusammen, um visuelle Geschichten zu kreieren, die Vertrauen schaffen. In meiner Arbeit als Visual Strategist erlebe ich hautnah, wie sich die interne Struktur eines Unternehmens in dessen Außenauftritt widerspiegelt.
Kürzlich hatte ich das Vergnügen, mich mit Josie Lipman, einer Interim-Operations-Expertin aus London, auszutauschen. Josie unterstützt Unternehmen dabei, ihre Abläufe zu verschlanken. Dabei ist die Systematisierung von Prozessen oft ein natürliches Nebenprodukt eines soliden operativen Fundaments.
Wenn du jemals Entscheidungsmüdigkeit oder Überforderung gespürt hast – oder das Gefühl kennst, in deinem Unternehmen ständig nur Brände löschen zu müssen –, ist dieses Interview genau das Richtige für dich. Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse aus unserem Gespräch darüber, wie man die Ursachen von Chaos angeht und eine stärkere Unternehmenskultur aufbaut.
Was ist das häufigste Problem, mit dem du Unternehmer heute konfrontiert siehst?
Josie: Das häufigste Problem ist Überforderung. Oft haben die Leute das Gefühl, zu wenig Zeit zu haben. Sie kommen mit ihrer eigenen Arbeit nicht hinterher, weil sie ständig auf Informationen von anderen warten. Meistens liegt die eigentliche Ursache aber gar nicht an fehlender Zeit, sondern an fehlenden Prozessen. Ohne klare Prozesse für den Informationsfluss, die Entscheidungsfindung oder die Aufgabenübergabe bricht die Kommunikation schnell zusammen – und letztlich leidet die Unternehmenskultur darunter.
"Gibt es hier eine Innovationskultur oder ruht man sich auf dem Status quo aus?"
Wie genau spielt die Unternehmenskultur in die täglichen Abläufe hinein?
Josie: Unternehmenskultur beeinflusst einfach alles! Oft werde ich in Unternehmen geholt, weil eine Veränderung ansteht. Mein erster Blick gilt dann der Frage: Herrscht hier eine Innovationskultur oder ruht man sich auf dem Status quo aus? Davon hängt ab, wie mein Ansatz aufgenommen wird und wie ich vorgehe.
Wenn der Gründer chaotisch ist und Dinge nicht nachbereitet, färbt das auf das Team ab. Wir alle wissen, dass Kultur oft von oben vorgelebt wird. Ich bin aber fest davon überzeugt, dass sie genauso gut von unten nach oben entstehen kann. Ein hochmotivierter Mitarbeiter ist genauso ansteckend wie ein unzufriedener. Eine gesunde Kultur akzeptiert die Schwächen von Menschen und gleicht sie durch die Stärken anderer aus. Sie fördert Innovationen und betrachtet Fehler nicht als Scheitern, sondern als Lernchance. Sie schafft ein gemeinsames Ziel, das die Menschen verbindet und die Lust auf Zusammenarbeit weckt.
Viele Unternehmen befinden sich in einem ständigen Reaktionsmodus. Was sagt das aus?
Josie: Manchmal lässt es sich nicht vermeiden zu reagieren, da das Geschäft immer in Bewegung ist. Wer aber nur noch reagiert, sollte dies als Symptom für ein tieferliegendes Problem sehen – und als Anlass, genauer hinzuschauen. Damit meine ich: Nimm dir die Zeit für eine gründliche Bestandsaufnahme. Versuche nicht, Dinge zu reparieren, bevor du das eigentliche Problem verstanden hast. Ich erlebe oft, dass Leute an den falschen Stellschrauben drehen. Entweder weil sie vorab keine richtige Analyse gemacht haben oder weil sie von falschen Annahmen ausgingen, ohne je mit ihrem Team gesprochen zu haben.
Wie können Unternehmer diese Probleme heute noch anpacken?
Josie: Wenn es um die Abläufe in deinem Unternehmen geht, brauchst du entweder Zeit oder Geld. Wenn du nicht eines von beiden in die Lösung der Probleme investierst, wird dein Unternehmen nur schwer wachsen können. Ein guter Anfang ist es, für eine Woche alles wie gewohnt weiterlaufen zu lassen, sich aber intensiv Notizen zu machen. Ändere an deinen Abläufen absolut nichts, sondern schreibe einfach auf, in welchen Situationen du nur reagierst und was die meiste Zeit frisst. Frage dich täglich: Worauf reagiere ich hier eigentlich? Nutze diese Erkenntnisse als Wegweiser, um herauszufinden, was wirklich dringend optimiert werden muss.
Was die Systeme angeht: Kaufe keine neue Lösung, bevor du nicht geprüft hast, was bereits vorhanden ist. Mach jedes Jahr ein Tech-Audit und frage deine Mitarbeiter: „Nutzt ihr das überhaupt noch?“ oder „Welche Funktionen dieses Systems nutzen wir eigentlich nicht, obwohl wir es sollten?“ Mehrere Tools, die im Grunde das Gleiche tun, führen schnell zu einem Abo-Chaos. Prüfe deine Kreditkartenabrechnungen auf laufende Abos. Wahrscheinlich sparst du schon allein dadurch Geld, dass du ungenutzte Tools kündigst. Bei den Systemen, die du behältst: Mach dich mit den neuesten Updates vertraut oder vereinbare ein Gespräch mit dem Account Manager, von dem du seit Vertragsabschluss nichts mehr gehört hast. Fehlt dir die Zeit, die Dinge selbst in die Hand zu nehmen? Dann investiere das gesparte Geld in jemanden, der diese Aufgabe für dich übernimmt.
Wie löst man Kommunikationsprobleme?
Josie: Ganz einfache Strukturen können richtig große Probleme lösen. Wenn du ständig auf Antworten wartest, versuche beim nächsten Mal ein „Hallo Nadine“ statt „Hallo zusammen“ in deiner E-Mail. Werde konkret: Wer ist wofür verantwortlich? Wer liefert die Ergebnisse? Bis wann? Wir gehen oft davon aus, dass andere genauso denken wie wir. Aber Dinge werden nur dann erledigt, wenn man sie klar und deutlich kommuniziert. Oder wenn du immer wieder auf die Freigabe der Geschäftsführung warten musst, richte ein regelmäßiges 15-minütiges Freigabefenster ein – egal ob täglich, wöchentlich oder monatlich. Das entlastet den Posteingang der Führungskraft und erspart dir unnötige Wartezeiten. Lege bei jedem Meeting gleich zu Beginn das Ziel fest. Schweift jemand ab, hilft dieser einfache Satz: „Ich notiere mir das für ein späteres Gespräch, aber lasst uns für den Moment beim Thema bleiben.“ Das sorgt für Effizienz und prägt ganz nebenbei die Meetingkultur. Letztlich geht es immer darum, klare Erwartungen zu setzen.
Für die Unternehmenskultur und die operativen Abläufe gilt zusammenfassend: Du brauchst gute Prozesse, die beides stützen. Vertrete klare Standpunkte, aber klammere dich nicht dogmatisch an sie. Bleib aufgeschlossen und offen für Veränderungen.
Interne Abläufe und äußeren Markenauftritt in Einklang bringen
Genauso wie Josie Unternehmen hilft, operatives Chaos zu beseitigen und intern reibungslos zu funktionieren, sorge ich dafür, dass dein Unternehmen nach außen ebenso klar und stimmig kommuniziert. In der heutigen digitalen Welt fassen Menschen durch konsistente und authentische Bildgeschichten Vertrauen zu Unternehmen. Als Visual Strategist unterstütze ich etablierte Unternehmen und Personal Brands dabei, ihre Kernwerte in eine starke Bildsprache zu übersetzen. So können sie online Vertrauen aufbauen, überzeugen und Kunden gewinnen – ganz entspannt und ohne steife, unnatürliche Posen.
Wenn du dir Unterstützung bei deinen Geschäftsprozessen wünschst, um den richtigen Fokus zu finden, erreichst du Josie Lipman unter josielipman.com..
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