Looking back…

Lookig back autumn in London

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Looking back...

Looking back...

“It was one of those perfect English autumnal days which occur more frequently in memory than in life."

― P.D. James in "A taste for death"

I`ve come across this quote the other day and when I`m looking at old photographs, I`ve noticed that, too: In hindsight, times often appear much lighter and happier than they felt when I was passing them. Looking back, I often think: I could have saved myself the trouble of becoming angry or disappointed. Because in a few months or even weeks I might not remember these times as bad anymore. I might even miss them. So I could as well have enjoyed myself more.

I find this quite helpful when going through difficult times or when things don`t turn out as I hoped they would.  Then it`s worth trying to relax and enjoy as much as possible, to tell ourselves helpful stories about ourselves and what`s going on around us. Because looking back, these days may appear surprisingly nice. And it would be a shame if in fact, we had wasted them in a bad mood.

Rückblickend...

Rückblickend...

"Es war einer dieser perfekten Englischen herbstlichen Tage, die öfter in unserer Erinnerung vorkommen als im wahren Leben."

― übersetzt aus dem Buch "A taste for death" von P.D. James

Neulich bin ich auf dieses Zitat gestoßen und wenn ich alte Fotos anschaue, habe ich das auch festgestellt: Rückblickend kommen uns Zeiten oft leichter und glücklicher vor als sie sich angefühlt haben, als wir sie erlebt haben.  Wenn ich zurückschaue, denke ich oft: Ich hätte mir es sparen können, ärgerlich oder enttäuscht zu sein. Weil in ein paar Monaten oder sogar Wochen habe ich diese Zeit wahrscheinlich nicht mehr als so schlecht in Erinnerung wie sie mir gerade vorkommen. Kann sein, dass ich sie sogar vermisse. Also hätte ich mich genauso gut mehr freuen können.  

Ich finde das ganz hilfreich, wenn ich eine schwierige Zeit habe oder wenn sich Dinge nicht so entwickeln wie ich gehofft hatte. In solchen Situationen lohnt es sich, zu versuchen sich zu entspannen und so viel zu genießen wie eben möglich ist. Und hilfreiche (optimistische) Geschichten über uns selbst zu erzählen und darüber, was um uns rum passiert. Denn wenn wir mal zurückschauen, kann es sein, dass uns diese Tage überraschend schön vorkommen. Und es wäre schade, wenn wir sie tatsächlich mit einer unnötig schlechten Laune verschwendet hätten. 

street in London

Should-Do`s

Appointments for the Should Do`s - do all things with love photogaphed by Nadine Wilmanns

Appointments for the Should-Do`s

Appointments for the Should-Do`s

Do you have a lot of „Should Do´s” in your head? I have, and I need to get rid of them. Not only do they make me feel overwhelmed, stressed, anxious and moody. But they also rob my energy, my joy and they make me less or even non-productive. Plus they suffocate any creativity.

“Do all things with love”, advises the Bible (in 1 Corinthians 16,14, in case you wanna look it up). But how can I do things with love when feeling stressed and overwhelmed?

When I constantly think I should do this and that, I cannot concentrate on what I`m doing at the moment, let alone enjoy. And often when there are too many Should Do`s floating in my head, I get literally paralyzed and don`t get anything done at all. Thus, Should Do`s are not serving me at all.

Time Management

As a freelancer this has been one of my biggest challenges. When I was an employee, I used to go to work, knowing I am meant to be there, peacefully doing my stuff, knowing what I had to do – happy days. As a creative freelancer, time management and Should Do`s have become less straightforward and more of an issue. So I need to come up with a system. There`s a LinkedIn Learning Course on Time Management by Dave Crenshaw and I`m gonna implement some of his advice in my system.

Appointments for peace of mind

So here`s my plan how to get rid of the Should Do`s: I gather them all in one To-Do list, and once a day, I give them appointments in my calendar. Or I give them an appointment straight away. This way they are kind of “done”, out of my head and in my calendar.

For example, I really should take my passport picture. I keep having that on my mind for days, even weeks now – have I done it? No. Because it was just a Should Do in my head, along with 20 other Should Do`s, and not an appointment in my calendar. Now, it`s scheduled for tomorrow at 4pm.

I`ll keep you updated with my findings about how to have more peace of mind as a creative freelancer. Meanwhile, I would be happy to hear or read about your insights. How are you managing your “Should do`s” and your time? Do you have a system in place and do you take control?

Update: Double the estimated time for a task

Only after 2 days, I have noticed: when I think something will take me one hour, it will usually take me two. So I need to schedule double the time of what I would estimate for any task. Otherwise, I end up in a hurry and stress – and the whole point of planning is to get rid of stress. 

Update: Be open to reschedule when needed

Life happens, and sometimes you need an extra pause because an event has thrown you off your path. We are humans and not machines. While we generally should commit to our schedule (otherwise it won`t be much help), we still can ask ourselves: What would serve me now in this situation? What would do me good? Maybe it`s smarter to reschedule something to free space for a much-needed walk or a bit of just hanging about. Be open to reschedule when life throws unexpected challenges at you. The goal of making appointments for your “Should-Do`s” is peace of mind. Not just working things off like a robot not listening to your needs in a given situation. 

Update: Maybe-List

If there are simply too many Should-Do`s that need to be scheduled so they just don`t fit in our calendar, we need to radically prioritize. What is truly important, meaning what will still matter in years? What is so urgent that it has to be done in order to avoid serious consequences? These things are to be scheduled in the calendar. Everything that is not so important goes to the “Maybe-List”. This way, they are still recorded and out of our heads. But we don`t NEED to do them anytime soon (or ever). 

Update: Post-it-Technique

If I`ve got a lot of tasks that I could do “anytime”, I often find it hard to give them a fixed appointment. It has then helped me to write those Should-Do`s on a post-it each. Then I pin or stick them on a wall, table, cardboard, or styrofoam board and set myself a deadline. I divide the number of tasks by the number of workdays until my deadline. So if I got two weeks for 17 tasks, I would wanna divide those 17 tasks by the ten workdays, that`s 1,7. That means, I wanna bin two tasks a day, and it`s not an issue if I only bin one on a few days. However, when working with the post-it-technique, I do need to leave some leeway in my calendar though, and I need to be very mindful to not be “overbooked”. 

Read the complementary post:

Downtime

 

Termine für die Should-Do`s

Hast du viele “Should Do`s” im Kopf? Also schwirren viele Sachen in deinem Kopf herum, die du eigentlich dringend erledigen solltest?  Bei mir schwirren viele und ich muss sie loswerden. Sie machen mir nicht nur Stress, Sorgen und schlechte Laune. Sondern sie rauben mir auch Energie und Freude. Und dazu machen sie mich weniger produktiv oder sogar völlig unproduktiv. Außerdem ersticken sie jede Kreativität.

“Macht alles mit Liebe“, rät die Bibel (in 1 Korinther 16, 14, falls du nachschauen willst). Aber wie kann ich Dinge mit Liebe tun, wenn ich gestresst und genervt bin? Wenn ich denke, dass ich eigentlich noch dies und jenes tun sollte, kann ich mich nicht gut auf das konzentrieren, was ich gerade mache. Ganz zu schweigen von Genießen. Und oft, wenn es zu viele Should Do`s in meinem Kopf gibt, fühle ich mich richtiggehend gelähmt und kriege gar nichts mehr hin. Also helfen mir Should Do`s überhaupt null.

Zeit-Management

Seit ich Freiberuflerin bin, ist das eine meiner größten Herausforderungen. Als Angestellte bin ich einfach zur Arbeit gegangen, wusste, dass da jetzt mein Platz ist, habe in Ruhe meinen Kram gemacht und wusste was ich zu tun hatte – easy. Als kreative Freiberuflerin sind Zeit-Management und Should Do`s komplizierter geworden. Also muss ich mir ein gut funktionierendes System überlegen. Es gibt einen LinkedIn Learning Kurs über Zeit-Management von Dave Crenshaw und ich habe vor, einige seiner Tipps in mein System zu übernehmen.

Termine für innere Ruhe

Hier ist mein Plan, wie ich Should Do´s loswerden möchte: Ich sammle alle Should Do´s in meiner To-Do-Liste auf den Leerseiten in meinem Timer. Und einmal am Tag gebe ich ihnen Termine in meinem Kalender. Oder ich gebe dem Should Do direkt einen Termin, sobald es mir in den Kopf fliegt. Was einen Termin hat, kann ich von der To-Do-Liste streichen. Denn sie sind dann praktisch “erledigt”, aus meinem Kopf raus und in meinem Kalender.

Zum Beispiel sollte ich dringend Passbilder von mir machen. Ich habe das seit Tagen und Wochen im Kopf – hab ich`s gemacht? Nein. Weil es nur als Should Do in meinem Kopf geschwirrt ist, zusammen mit 20 anderen Should Do`s. Es hatte keinen Termin in meinem Kalender. Jetzt habe ich es für morgen um 16 Uhr eingeplant.

Ich halte euch auf dem Laufenden, was ich darüber herausfinde, wie man als kreativer Freiberufler die innere Ruhe behält – oder wiederkriegt. Erzähl mir inzwischen gern von deinen Tipps, Ideen und Erfahrungen. Wie behältst du die Kontrolle über deine Should Do`s und deine Zeit? 

Update: Verdopple die geschätzte Zeit für eine Aufgabe

Schon nach zwei Tagen habe ich Folgendes festgestellt: Wenn ich denke, dass etwas eine Stunde dauert, dann dauert es normalerweise zwei. Das heißt, ich muss zweimal so viel Zeit für eine Aufgabe einplanen, als geschätzt. Ansonsten finde ich mich in Eile und Stress wieder. Und der Grund, warum ich plane ist ja gerade keinen Stress zu haben.

Update: Sei ok damit, bei Bedarf umzuplanen

Im Leben passiert manchmal Unerwartetes und manchmal brauchst du eine extra Pause, weil dich etwas aus der Bahn geworfen hat. Wir sind Menschen und keine Maschinen. Zwar sollten wir uns an unseren Plan halten (sonst macht das Planen ja keinen Sinn), aber wir können uns schon auch fragen: Was wäre jetzt gerade gut für mich? Was würde mir wirklich helfen und was kann ich hier für mich tun? Manchmal ist es klüger, umzuplanen, um Zeit für einen Spaziergang zu haben, oder um einfach nur ein bisschen rumzuhängen. Sei ok damit, umzuplanen, wenn du Zeit fürs Nichtstun brauchst oder wenn du vor einer unerwarteten Herausforderung stehst. Wir vergeben ja Termine an unsere Should-Do`s damit wir ruhig und entspannt sein können. Nicht um wie ein Roboter eins nach dem anderen abzuarbeiten ohne darauf zu achten, wie es uns gerade geht.  

Update: Vielleicht-Liste

Wenn es einfach zu viele Should-Do`s gibt, die eingeplant werden wollen und unseren Terminplaner überfluten, dann müssen wir radikal Prioritäten setzen. Was ist wirklich wichtig, also was wird für uns auch nach Jahren noch von Bedeutung sein? Was ist so dringend, dass wir es zeitnah einplanen müssen um schwerwiegende Konsequenzen zu vermeiden? Diese Dinge müssen einen Termin bekommen. Alles, was nicht so wichtig ist, kommt auf die “Vielleicht-Liste”. So sind sie doch aufgeschrieben und aus unserem Kopf raus. Aber wir müssen sie nicht so bald (oder auch gar nicht unbedingt) erledigen. 

Update: Vielleicht-Liste

Wenn ich viele Aufgaben habe, die ich “irgendwann” machen kann, dann fällt es mir oft schwer, für sie fixe Termine festzulegen. Da hat es mir geholfen, jede dieser Aufgaben auf jeweils ein Post-it zu schreiben. Dann pinne oder klebe ich sie an eine Wand, auf einen Tisch, einen Karton oder ein Styropor-Brett und gebe mir eine Deadline. Ich teile die Anzahl der Aufgaben durch die Nummer der Arbeitstage bis zur Deadline. Also wenn ich zwei Wochen für 17 Aufgaben habe, dann würde ich 17 Aufgaben durch 10 Arbeitstage teilen, gibt 1,7. Das heißt, ich will pro Tag zwei Aufgaben-Post-its in den Müll machen und es ist kein Problem, wenn ich an manchen Tagen nur eins erledige. Wenn ich die Post-it-Technik anwende, dann muss ich dafür allerdings Luft in meinem Kalender lassen und muss wirklich darauf achten mich nicht voll zu planen. 

Lies ergänzend dazu:

Downtime

 

How to win time

mirror selfie How to win time

How to win time (with “positive procrastination”)

Do you sometimes feel like you don`t have time because you`ve got so much to do? Maybe you are (like me) a “last-minute-person” who tends to procrastinate. I`ve learned that this behaviour is a huge time robber.  

This week, I needed to hand in an important article. I had had six weeks to get it done, yet I started writing only four days before my deadline and handed it in right on the final day. Sounds familiar?

Instead of just getting something done when we originally plan to do it, we keep postponing it until it is not possible to postpone it any longer. The result is not only stress, but we also feel like the task is taking us much longer than it really does. I felt like my article has taken me six weeks, even though I effectively worked on it for four days.

Procrastinating work is spending time working

That`s because while postponing we still have the task on our mind. We aren`t really relaxed, but we think “Aww shit, I still need to do this sometime soon!” Spending time procrastinating something is like spending time working on it – just without achievement. In my case I “worked” on my article for six weeks, instead of the four days I`ve spent writing it.

If I had done it when I originally had planned it to do, it would have seemed like a simple four-day job, not a six weeks project. Plus, I would have felt like an “achiever”, thinking: “this could have taken me six weeks, but I managed in four days”. And I would have felt like being very time effective.

Writing the article wouldn`t have been much of a hassle – if I hadn`t made a hassle out of it by dragging it. Plus, I could have gotten a free confidence-boost and a good experience of accomplishment.

How to win time Mirror selfie

Commit to your schedule

While I kind of liked to be a last-minute-person at school or at university, I now find it very unhealthy for my nerves. We have more time to relax when we don`t spend it on procrastinating. Now I`m not saying to do everything straight away always – sometimes this isn`t even possible because we need to wait for missing information or simply a free space in our calendar (and we do need plenty of time for relaxing and enjoying after all). But the idea is to schedule tasks and to then do them at the time they are scheduled for – and not postpone them unless there`s a major reason to do so.

Time Manager Dave Crenshaw calls this “positive procrastination”. Instead of adding a task on our “To-Do-List” to do it “sometime soon”, we make an appointment for it in our calendar. And then, here`s the key: “Once it`s scheduled into your calendar, you have to commit to it.”

Doing so, we win time which we then can use to enjoying ourselves while being truly relaxed.  

Wie man Zeit gewinnt (mit “positivem Aufschieben”)

Hast du manchmal das Gefühl, zu hast keine Zeit, weil du zu viel zu tun hast? Vielleicht bist du (wie ich) ein “Auf-den-letzten-Drücker“-Typ, der Dinge gerne aufschiebt. Ich habe gelernt, dass das ein riesen Zeiträuber ist.

Diese Woche musste ich einen wichtigen Artikel einreichen. Ich hatte sechs Wochen Zeit zum Schreiben, aber ich habe erst vier Tage vor meiner Deadline begonnen. Am letzten möglichen Tag habe ich den Text eingereicht.

Anstatt Aufgaben einfach dann zu machen, wenn wir sie eingeplant haben, schieben wir sie auf die lange Bank, bis das irgendwann nicht mehr möglich ist. Das Ergebnis ist nicht nur Stress, sondern wir haben auch das Gefühl, viel länger an der Sache gearbeitet zu haben als das in Wirklichkeit der Fall ist. Mir ist es so vorgekommen, als hätte ich für meinen Artikel sechs Wochen gebraucht, dabei habe ich effektiv ja nur vier Tage lang daran gearbeitet.

Arbeit aufschieben heißt Zeit mit Arbeit zu verbringen

Das ist deshalb so, weil wir die Aufgabe beim Aufschieben ja immer noch in unserem Kopf haben. Wir sind nicht wirklich entspannt, sondern wir denken „Oh shit, ich muss das dringend bald machen.“ Zeit damit verbringen, eine Aufgabe aufzuschieben, fühlt sich an, als ob man gerade an ihr arbeiten würde – nur, dass man nichts dabei erreicht. In meinem Fall habe ich sechs Wochen an meinem Artikel „gearbeitet“, anstatt die vier Tage, die ich daran geschrieben habe.

Hätte ich ihn geschrieben, als ich es ursprünglich mal eingeplant habe, hätte es sich wie ein Job von vier Tagen angefühlt, nicht wie ein Sechs-Wochen-Projekt. Außerdem hätte ich mich wie ein “Erfolgstyp” gefühlt und gedacht: Das hätte sechs Wochen brauchen können, aber ich hab`s in vier Tagen hinbekommen. Und ich wäre mir sehr effizient vorgekommen.

Es wäre überhaupt keine große Sache gewesen, den Artikel zu schreiben – hätte ich keine große Sache daraus gemacht, in dem ich sie vor mir hergeschoben habe und sie dadurch immer größer geworden ist. Und ich hätte ganz umsonst einen Selbstvertrauens-Schub bekommen können, noch dazu eine gute Erfahrung.

how to win time - mirror selfie

Lege dich auf einen Zeitplan fest

Während der Schul- oder Uni-Zeit mochte ich es noch ganz gern, ein “Last-minute-Typ” zu sein, inzwischen finde ich es sehr ungesund für meine Nerven. Wir haben mehr Zeit, um entspannt zu sein, wenn wir sie nicht mit Aufschieberitis verbringen.

Ich sage jetzt nicht, dass wir immer alles gleich machen sollten – manchmal ist das ja auch gar nicht möglich, weil wir noch auf fehlende Infos warten müssen, oder auch einfach auf einen freien Platz in unserem Kalender. (Und wir brauchen schließlich viel Zeit zum Entspannen und Genießen).

Die Idee ist die: Wir planen Aufgaben ein und machen sie dann zu der Zeit, zu der sie eingeplant sind – und verschieben sie nicht, es sei denn es gibt einen wichtigen Grund.

Zeit-Manager Dave Crenshaw nennt das “Positive Aufschieberitis“. Anstatt eine Aufgabe auf unsere „To-Do-Liste“ zu schreiben, um sie „irgendwann bald mal“ zu machen, sollten wir für die Aufgabe einen Termin in unserem Kalender ausmachen. Und dann kommt das Wichtigste: „Sobald es in unserem Kalender eingeplant ist, müssen wir uns daran halten.“

Machen wir das, gewinnen wir Zeit, die wir dann – wirklich entspannt – mit Genießen verbringen können.

Read more about Freelance life in this post: Time and progress

Time and progress

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Time and Progress

Time is a tricky thing. It`s my birthday this weekend, reminding me of how fast time goes by. I feel like I cannot keep up at all. On the other hand, time brings some good stuff like progress, growth, and knowledge.

"If your goal is the time itself..."

However, I sometimes struggle to see my progress and I often don`t give myself credit for it. Or I become impatient. In this context I`m reminded about something that I’ ve heard in a conversation with street photographer Brandon Stanton (Humans of NY) on the podcast “Magic Lessons with Elisabeth Gilbert”.  He said that many goals depend on stuff we can`t control, for example, whether people like our work or not. “But if your goal is the time itself, just the time, then it becomes much simpler and more achievable. Because it depends on one thing: How you spend your time.”

Focus on the time

Success then isn`t the result, but the time spent with the work. Brandon Stanton suggests not to focus on a result like ‘I want to be a successful photojournalist’ or ‘I want to be a bestselling author’. We shouldn`t take a goal that is out of our control as a benchmark for success.

Instead, he advises to rather focus on the time we spend on the way. For example: “I spend one hour every morning to write”, or: “I take some time photographing every day.”

A gentle approach to success

As someone who struggles with competitive situations and who is easily intimidated by expectations or having to achieve things, I love this. It seems like a sustainable and somewhat gentle approach to success.

I still don`t know how to feel ok about aging. But I know what I can do meanwhile: valuing time I spend on things, rather than being anxious about the result. And have faith that there will be some good progress eventually and that God will take care of the outcome.

Zeit und Wachsen

Zeit ist eine schwierige Angelegenheit. Dieses Wochenende ist mein Geburtstag und erinnert mich daran, wie schnell die Zeit vergeht. Ich habe das Gefühl, dass ich überhaupt nicht mithalten kann. Andererseits bringt Zeit auch gute Sachen, wie Entwicklung, Wachstum und Wissen.

"Wenn dein Ziel die Zeit selbst ist..."

Allerdings fällt es mir oft schwer, meine Fortschritte zu sehen und anzuerkennen. Oder ich werde ungeduldig. In dem Zusammenhang fällt mir etwas ein, das ich in einem Gespräch mit Fotograf Brandon Stanton (Humans of NY) im Podcast “Magic Lessons with Elisabeth Gilbert” gehört habe.

Er sagt, dass viele Ziele von Dingen abhängig sind, die nicht in unserer Hand sind. Zum Beispiel ob Leute unsere Arbeit mögen oder nicht. „Aber wenn die Zeit selbst das Ziel ist, nur die Zeit, dann wird alles viel einfacher und machbarer. Denn der Erfolg hängt dann von einer Sache ab: Wie ich meine Zeit verbringe.“

Erfolgsfaktor Zeit

Erfolg ist dann nicht das Endergebnis, sondern Zeit mit der Arbeit selbst verbracht zu haben.

Brandon Stanton schlägt vor, sich nicht so sehr auf ein Endziel (wie ‚Ich will ein erfolgreicher Fotojournalist sein‘, oder: ‚Ich will einen Bestseller schreiben.‘) zu konzentrieren.

Statt Erfolg an einem Ziel messen, das wir nicht kontrollieren können, rät er, uns lieber auf die Zeit und den Weg dahin zu konzentrieren. Zum Beispiel ‚Ich will jeden morgen eine Stunde schreiben‘ , oder: ‚Ich nehme mir jeden Tag Zeit zum Fotografieren.‘

Eine nachhaltige Einstellung zum Erfolg

Als jemand, der Konkurrenzsituationen nicht mag und der sich leicht von Erwartungen und Erfolgsdenken einschüchtern lässt, mag ich diese Herangehensweise. Es scheint mir eine nachhaltige und irgendwie sanfte Einstellung zum Erfolg zu sein.

Ich weiß immer noch nicht, wie man mit dem Altern gut klarkommt. Aber ich weiß, was ich inzwischen tun kann: Die Zeit zu schätzen, die ich mit Dingen verbringen, anstatt mich mit Gedanken über das Ergebnis zu stressen. Und darauf vertrauen, dass ich Fortschritte mache und Gott den Rest schon für mich machen wird.