How to win time

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How to win time (with “positive procrastination”)

Do you sometimes feel like you don`t have time because you`ve got so much to do? Maybe you are (like me) a “last-minute-person” who tends to procrastinate. I`ve learned that this behaviour is a huge time robber.  

This week, I needed to hand in an important article. I had had six weeks to get it done, yet I started writing only four days before my deadline and handed it in right on the final day. Sounds familiar?

Instead of just getting something done when we originally plan to do it, we keep postponing it until it is not possible to postpone it any longer. The result is not only stress, but we also feel like the task is taking us much longer than it really does. I felt like my article has taken me six weeks, even though I effectively worked on it for four days.

Procrastinating work is spending time working

That`s because while postponing we still have the task on our mind. We aren`t really relaxed, but we think “Aww shit, I still need to do this sometime soon!” Spending time procrastinating something is like spending time working on it – just without achievement. In my case I “worked” on my article for six weeks, instead of the four days I`ve spent writing it.

If I had done it when I originally had planned it to do, it would have seemed like a simple four-day job, not a six weeks project. Plus, I would have felt like an “achiever”, thinking: “this could have taken me six weeks, but I managed in four days”. And I would have felt like being very time effective.

Writing the article wouldn`t have been much of a hassle – if I hadn`t made a hassle out of it by dragging it. Plus, I could have gotten a free confidence-boost and a good experience of accomplishment.

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Commit to your schedule

While I kind of liked to be a last-minute-person at school or at university, I now find it very unhealthy for my nerves. We have more time to relax when we don`t spend it on procrastinating. Now I`m not saying to do everything straight away always – sometimes this isn`t even possible because we need to wait for missing information or simply a free space in our calendar (and we do need plenty of time for relaxing and enjoying after all). But the idea is to schedule tasks and to then do them at the time they are scheduled for – and not postpone them unless there`s a major reason to do so.

Time Manager Dave Crenshaw calls this “positive procrastination”. Instead of adding a task on our “To-Do-List” to do it “sometime soon”, we make an appointment for it in our calendar. And then, here`s the key: “Once it`s scheduled into your calendar, you have to commit to it.”

Doing so, we win time which we then can use to enjoying ourselves while being truly relaxed.  

Wie man Zeit gewinnt (mit “positivem Aufschieben”)

Hast du manchmal das Gefühl, zu hast keine Zeit, weil du zu viel zu tun hast? Vielleicht bist du (wie ich) ein “Auf-den-letzten-Drücker“-Typ, der Dinge gerne aufschiebt. Ich habe gelernt, dass das ein riesen Zeiträuber ist.

Diese Woche musste ich einen wichtigen Artikel einreichen. Ich hatte sechs Wochen Zeit zum Schreiben, aber ich habe erst vier Tage vor meiner Deadline begonnen. Am letzten möglichen Tag habe ich den Text eingereicht.

Anstatt Aufgaben einfach dann zu machen, wenn wir sie eingeplant haben, schieben wir sie auf die lange Bank, bis das irgendwann nicht mehr möglich ist. Das Ergebnis ist nicht nur Stress, sondern wir haben auch das Gefühl, viel länger an der Sache gearbeitet zu haben als das in Wirklichkeit der Fall ist. Mir ist es so vorgekommen, als hätte ich für meinen Artikel sechs Wochen gebraucht, dabei habe ich effektiv ja nur vier Tage lang daran gearbeitet.

Arbeit aufschieben heißt Zeit mit Arbeit zu verbringen

Das ist deshalb so, weil wir die Aufgabe beim Aufschieben ja immer noch in unserem Kopf haben. Wir sind nicht wirklich entspannt, sondern wir denken „Oh shit, ich muss das dringend bald machen.“ Zeit damit verbringen, eine Aufgabe aufzuschieben, fühlt sich an, als ob man gerade an ihr arbeiten würde – nur, dass man nichts dabei erreicht. In meinem Fall habe ich sechs Wochen an meinem Artikel „gearbeitet“, anstatt die vier Tage, die ich daran geschrieben habe.

Hätte ich ihn geschrieben, als ich es ursprünglich mal eingeplant habe, hätte es sich wie ein Job von vier Tagen angefühlt, nicht wie ein Sechs-Wochen-Projekt. Außerdem hätte ich mich wie ein “Erfolgstyp” gefühlt und gedacht: Das hätte sechs Wochen brauchen können, aber ich hab`s in vier Tagen hinbekommen. Und ich wäre mir sehr effizient vorgekommen.

Es wäre überhaupt keine große Sache gewesen, den Artikel zu schreiben – hätte ich keine große Sache daraus gemacht, in dem ich sie vor mir hergeschoben habe und sie dadurch immer größer geworden ist. Und ich hätte ganz umsonst einen Selbstvertrauens-Schub bekommen können, noch dazu eine gute Erfahrung.

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Lege dich auf einen Zeitplan fest

Während der Schul- oder Uni-Zeit mochte ich es noch ganz gern, ein “Last-minute-Typ” zu sein, inzwischen finde ich es sehr ungesund für meine Nerven. Wir haben mehr Zeit, um entspannt zu sein, wenn wir sie nicht mit Aufschieberitis verbringen.

Ich sage jetzt nicht, dass wir immer alles gleich machen sollten – manchmal ist das ja auch gar nicht möglich, weil wir noch auf fehlende Infos warten müssen, oder auch einfach auf einen freien Platz in unserem Kalender. (Und wir brauchen schließlich viel Zeit zum Entspannen und Genießen).

Die Idee ist die: Wir planen Aufgaben ein und machen sie dann zu der Zeit, zu der sie eingeplant sind – und verschieben sie nicht, es sei denn es gibt einen wichtigen Grund.

Zeit-Manager Dave Crenshaw nennt das “Positive Aufschieberitis“. Anstatt eine Aufgabe auf unsere „To-Do-Liste“ zu schreiben, um sie „irgendwann bald mal“ zu machen, sollten wir für die Aufgabe einen Termin in unserem Kalender ausmachen. Und dann kommt das Wichtigste: „Sobald es in unserem Kalender eingeplant ist, müssen wir uns daran halten.“

Machen wir das, gewinnen wir Zeit, die wir dann – wirklich entspannt – mit Genießen verbringen können.

Read more about Freelance life in this post: Time and progress

Time and progress

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Time and Progress

Time is a tricky thing. It`s my birthday this weekend, reminding me of how fast time goes by. I feel like I cannot keep up at all. On the other hand, time brings some good stuff like progress, growth, and knowledge.

"If your goal is the time itself..."

However, I sometimes struggle to see my progress and I often don`t give myself credit for it. Or I become impatient. In this context I`m reminded about something that I’ ve heard in a conversation with street photographer Brandon Stanton (Humans of NY) on the podcast “Magic Lessons with Elisabeth Gilbert”.  He said that many goals depend on stuff we can`t control, for example, whether people like our work or not. “But if your goal is the time itself, just the time, then it becomes much simpler and more achievable. Because it depends on one thing: How you spend your time.”

Focus on the time

Success then isn`t the result, but the time spent with the work. Brandon Stanton suggests not to focus on a result like ‘I want to be a successful photojournalist’ or ‘I want to be a bestselling author’. We shouldn`t take a goal that is out of our control as a benchmark for success.

Instead, he advises to rather focus on the time we spend on the way. For example: “I spend one hour every morning to write”, or: “I take some time photographing every day.”

A gentle approach to success

As someone who struggles with competitive situations and who is easily intimidated by expectations or having to achieve things, I love this. It seems like a sustainable and somewhat gentle approach to success.

I still don`t know how to feel ok about aging. But I know what I can do meanwhile: valuing time I spend on things, rather than being anxious about the result. And have faith that there will be some good progress eventually and that God will take care of the outcome.

Zeit und Wachsen

Zeit ist eine schwierige Angelegenheit. Dieses Wochenende ist mein Geburtstag und erinnert mich daran, wie schnell die Zeit vergeht. Ich habe das Gefühl, dass ich überhaupt nicht mithalten kann. Andererseits bringt Zeit auch gute Sachen, wie Entwicklung, Wachstum und Wissen.

"Wenn dein Ziel die Zeit selbst ist..."

Allerdings fällt es mir oft schwer, meine Fortschritte zu sehen und anzuerkennen. Oder ich werde ungeduldig. In dem Zusammenhang fällt mir etwas ein, das ich in einem Gespräch mit Fotograf Brandon Stanton (Humans of NY) im Podcast “Magic Lessons with Elisabeth Gilbert” gehört habe.

Er sagt, dass viele Ziele von Dingen abhängig sind, die nicht in unserer Hand sind. Zum Beispiel ob Leute unsere Arbeit mögen oder nicht. „Aber wenn die Zeit selbst das Ziel ist, nur die Zeit, dann wird alles viel einfacher und machbarer. Denn der Erfolg hängt dann von einer Sache ab: Wie ich meine Zeit verbringe.“

Erfolgsfaktor Zeit

Erfolg ist dann nicht das Endergebnis, sondern Zeit mit der Arbeit selbst verbracht zu haben.

Brandon Stanton schlägt vor, sich nicht so sehr auf ein Endziel (wie ‚Ich will ein erfolgreicher Fotojournalist sein‘, oder: ‚Ich will einen Bestseller schreiben.‘) zu konzentrieren.

Statt Erfolg an einem Ziel messen, das wir nicht kontrollieren können, rät er, uns lieber auf die Zeit und den Weg dahin zu konzentrieren. Zum Beispiel ‚Ich will jeden morgen eine Stunde schreiben‘ , oder: ‚Ich nehme mir jeden Tag Zeit zum Fotografieren.‘

Eine nachhaltige Einstellung zum Erfolg

Als jemand, der Konkurrenzsituationen nicht mag und der sich leicht von Erwartungen und Erfolgsdenken einschüchtern lässt, mag ich diese Herangehensweise. Es scheint mir eine nachhaltige und irgendwie sanfte Einstellung zum Erfolg zu sein.

Ich weiß immer noch nicht, wie man mit dem Altern gut klarkommt. Aber ich weiß, was ich inzwischen tun kann: Die Zeit zu schätzen, die ich mit Dingen verbringen, anstatt mich mit Gedanken über das Ergebnis zu stressen. Und darauf vertrauen, dass ich Fortschritte mache und Gott den Rest schon für mich machen wird.