Should-Do`s

Appointments for the Should-Do`s

Appointments for the Should-Do`s

Do you have a lot of „Should Do´s” in your head? I have, and I need to get rid of them. Not only do they make me feel overwhelmed, stressed, anxious and moody. But they also rob my energy, my joy and they make me less or even non-productive. Plus they suffocate any creativity.

“Do all things with love”, advises the Bible (in 1 Corinthians 16,14, in case you wanna look it up). But how can I do things with love when feeling stressed and overwhelmed?

When I constantly think I should do this and that, I cannot concentrate on what I`m doing at the moment, let alone enjoy. And often when there are too many Should Do`s floating in my head, I get literally paralyzed and don`t get anything done at all. Thus, Should Do`s are not serving me at all.

Time Management

As a freelancer this has been one of my biggest challenges. When I was an employee, I used to go to work, knowing I am meant to be there, peacefully doing my stuff, knowing what I had to do – happy days. As a creative freelancer, time management and Should Do`s have become less straightforward and more of an issue. So I need to come up with a system. There`s a LinkedIn Learning Course on Time Management by Dave Crenshaw and I`m gonna implement some of his advice in my system.

Appointments for peace of mind

So here`s my plan how to get rid of the Should Do`s: I gather them all in one To-Do list, and once a day, I give them appointments in my calendar. Or I give them an appointment straight away. This way they are kind of “done”, out of my head and in my calendar.

For example, I really should take my passport picture. I keep having that on my mind for days, even weeks now – have I done it? No. Because it was just a Should Do in my head, along with 20 other Should Do`s, and not an appointment in my calendar. Now, it`s scheduled for tomorrow at 4pm.

I`ll keep you updated with my findings about how to have more peace of mind as a creative freelancer. Meanwhile, I would be happy to hear or read about your insights. How are you managing your “Should do`s” and your time? Do you have a system in place and do you take control?

Update: Double the estimated time for a task

Only after 2 days, I have noticed: when I think something will take me one hour, it will usually take me two. So I need to schedule double the time of what I would estimate for any task. Otherwise, I end up in a hurry and stress – and the whole point of planning is to get rid of stress. 

Update: Be open to reschedule when needed

Life happens, and sometimes you need an extra pause because an event has thrown you off your path. We are humans and not machines. While we generally should commit to our schedule (otherwise it won`t be much help), we still can ask ourselves: What would serve me now in this situation? What would do me good? Maybe it`s smarter to reschedule something to free space for a much-needed walk or a bit of just hanging about. Be open to reschedule when life throws unexpected challenges at you. The goal of making appointments for your “Should-Do`s” is peace of mind. Not just working things off like a robot not listening to your needs in a given situation. 

Update: Maybe-List

If there are simply too many Should-Do`s that need to be scheduled so they just don`t fit in our calendar, we need to radically prioritize. What is truly important, meaning what will still matter in years? What is so urgent that it has to be done in order to avoid serious consequences? These things are to be scheduled in the calendar. Everything that is not so important goes to the “Maybe-List”. This way, they are still recorded and out of our heads. But we don`t NEED to do them anytime soon (or ever). 

Termine für die Should-Do`s

Hast du viele “Should Do`s” im Kopf? Also schwirren viele Sachen in deinem Kopf herum, die du eigentlich dringend erledigen solltest?  Bei mir schwirren viele und ich muss sie loswerden. Sie machen mir nicht nur Stress, Sorgen und schlechte Laune. Sondern sie rauben mir auch Energie und Freude. Und dazu machen sie mich weniger produktiv oder sogar völlig unproduktiv. Außerdem ersticken sie jede Kreativität.

“Macht alles mit Liebe“, rät die Bibel (in 1 Korinther 16, 14, falls du nachschauen willst). Aber wie kann ich Dinge mit Liebe tun, wenn ich gestresst und genervt bin? Wenn ich denke, dass ich eigentlich noch dies und jenes tun sollte, kann ich mich nicht gut auf das konzentrieren, was ich gerade mache. Ganz zu schweigen von Genießen. Und oft, wenn es zu viele Should Do`s in meinem Kopf gibt, fühle ich mich richtiggehend gelähmt und kriege gar nichts mehr hin. Also helfen mir Should Do`s überhaupt null.

Zeit-Management

Seit ich Freiberuflerin bin, ist das eine meiner größten Herausforderungen. Als Angestellte bin ich einfach zur Arbeit gegangen, wusste, dass da jetzt mein Platz ist, habe in Ruhe meinen Kram gemacht und wusste was ich zu tun hatte – easy. Als kreative Freiberuflerin sind Zeit-Management und Should Do`s komplizierter geworden. Also muss ich mir ein gut funktionierendes System überlegen. Es gibt einen LinkedIn Learning Kurs über Zeit-Management von Dave Crenshaw und ich habe vor, einige seiner Tipps in mein System zu übernehmen.

Termine für innere Ruhe

Hier ist mein Plan, wie ich Should Do´s loswerden möchte: Ich sammle alle Should Do´s in meiner To-Do-Liste auf den Leerseiten in meinem Timer. Und einmal am Tag gebe ich ihnen Termine in meinem Kalender. Oder ich gebe dem Should Do direkt einen Termin, sobald es mir in den Kopf fliegt. Was einen Termin hat, kann ich von der To-Do-Liste streichen. Denn sie sind dann praktisch “erledigt”, aus meinem Kopf raus und in meinem Kalender.

Zum Beispiel sollte ich dringend Passbilder von mir machen. Ich habe das seit Tagen und Wochen im Kopf – hab ich`s gemacht? Nein. Weil es nur als Should Do in meinem Kopf geschwirrt ist, zusammen mit 20 anderen Should Do`s. Es hatte keinen Termin in meinem Kalender. Jetzt habe ich es für morgen um 16 Uhr eingeplant.

Ich halte euch auf dem Laufenden, was ich darüber herausfinde, wie man als kreativer Freiberufler die innere Ruhe behält – oder wiederkriegt. Erzähl mir inzwischen gern von deinen Tipps, Ideen und Erfahrungen. Wie behältst du die Kontrolle über deine Should Do`s und deine Zeit? 

Update: Verdopple die geschätzte Zeit für eine Aufgabe

Schon nach zwei Tagen habe ich Folgendes festgestellt: Wenn ich denke, dass etwas eine Stunde dauert, dann dauert es normalerweise zwei. Das heißt, ich muss zweimal so viel Zeit für eine Aufgabe einplanen, als geschätzt. Ansonsten finde ich mich in Eile und Stress wieder. Und der Grund, warum ich plane ist ja gerade keinen Stress zu haben.

Update: Sei ok damit, bei Bedarf umzuplanen

Im Leben passiert manchmal Unerwartetes und manchmal brauchst du eine extra Pause, weil dich etwas aus der Bahn geworfen hat. Wir sind Menschen und keine Maschinen. Zwar sollten wir uns an unseren Plan halten (sonst macht das Planen ja keinen Sinn), aber wir können uns schon auch fragen: Was wäre jetzt gerade gut für mich? Was würde mir wirklich helfen und was kann ich hier für mich tun? Manchmal ist es klüger, umzuplanen, um Zeit für einen Spaziergang zu haben, oder um einfach nur ein bisschen rumzuhängen. Sei ok damit, umzuplanen, wenn du Zeit fürs Nichtstun brauchst oder wenn du vor einer unerwarteten Herausforderung stehst. Wir vergeben ja Termine an unsere Should-Do`s damit wir ruhig und entspannt sein können. Nicht um wie ein Roboter eins nach dem anderen abzuarbeiten ohne darauf zu achten, wie es uns gerade geht.  

Update: Vielleicht-Liste

Wenn es einfach zu viele Should-Do`s gibt, die eingeplant werden wollen und unseren Terminplaner überfluten, dann müssen wir radikal Prioritäten setzen. Was ist wirklich wichtig, also was wird für uns auch nach Jahren noch von Bedeutung sein? Was ist so dringend, dass wir es zeitnah einplanen müssen um schwerwiegende Konsequenzen zu vermeiden? Diese Dinge müssen einen Termin bekommen. Alles, was nicht so wichtig ist, kommt auf die “Vielleicht-Liste”. So sind sie doch aufgeschrieben und aus unserem Kopf raus. Aber wir müssen sie nicht so bald (oder auch gar nicht unbedingt) erledigen. 

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