Downtime

Downtime hands on knee photographed by Nadine Wilmanns

Appointments for Downtime

Appointments for Downtime

“We are human beings, not human doings.”

This post is an extension of my last week`s post “Should-Do`s“.

As freelancers, we sometimes are tempted to work 24/7. Yet, by doing that, we risk losing our joy for what we`re doing. As well as tasks and Should-Dos I need to schedule time each day to just do nothing productive at all. To give my head some downtime, to free my mind, and to keep energy flowing.

If I don`t schedule that time in my planner I end up working overtime often which is counterproductive for all sorts of reasons.

Commit to some downtime

Appointments for our downtime are just as important as appointments for our Should-Do`s. If not even more important. After all, no one will regret having not hoovered often enough when dying. But it`s more likely that we regret not having taken enough time for fun.

The purpose of our calendar is to protect us from working too much and under stress. It`s there to free our minds. Not to make us work like a robot.

So, we need to schedule time for doing non-productive fun stuff and commit to that plan. If there is not enough time for this kind of downtime, then we need to postpone something else. Or we need to in future say no to work that is threatening to take that space in our calendar.

This is often hard as a freelancer – especially if it`s a good or important job. But if I never say no and try to please everyone, I`ll pay for that later with the stinging regret that I haven`t savoured the lifetime that has been given to me. Plus, I risk losing my joy altogether and end up grumpy and stressed – and that`s not gonna serve anyone.

No performance

I guess everyone needs to find his or her own balance between work and downtime. I generally need the weekend off, at the very least Sunday (or any day for that matter). Plus a minimum of one hour a day to do nothing productive. And I don`t mean six 10-minute breaks adding up to one hour, but one complete hour at a stretch. What I do during this time mustn`t be performance-related all. That could be going out with friends, fun-reading, watching a movie, hanging about. Basically, being lazy.

I still take photographs in my free time, too, as that`s just what I like to do after all. But that`s just for fun then and the picture doesn`t need to face any judgment, not even my own. They don`t have to fulfill any criteria except that it`s what I feel doing at the moment.

What do you enjoy doing without any pressure? And do you set aside time for downtime every day?

Termine für`s Faulsein

Dieser Post ist eine Ergänzung zu dem Post von letzter Woche: “Should-Do`s“.

Als Freiberufler sind wir manchmal versucht, rund um die Uhr und die ganze Woche zu arbeiten. Aber wenn wir das machen, kann es passieren. dass wir unsere Freude an dem was wir tun, verlieren. Genauso wie Aufgaben und Should-Do`s muss ich jeden Tag Zeit für`s Faulsein einplanen. Damit meine ich, was zu machen, was überhaupt nicht produktiv ist. So kann ich meinem Gehirn eine Auszeit geben, den Kopf freibekommen und die Energielevels oben halten. 

Wenn ich diese Zeit nicht als Termin in meinem Terminplaner einplane, dann werde ich dazu verleitet sein, Überstunden zu machen. Und das ist aus zehntausend Gründen kontraproduktiv.  

Termine für`s Faulsein einhalten

Termine für`s Faulsein sind genauso wichtig wie die für unsere Should-Do`s. Wenn nicht sogar noch wichtiger. Schließlich werden wir es nicht bereuen zu wenig Staub gesaugt zu haben, wenn wir sterben. Sondern wir werden es eher bereuen, uns nicht genügend Zeit zum Spaßhaben genommen zu haben. 

Der Zweck unseres Terminplaners ist es, uns vor zu viel Arbeit und vor Stress zu schützen. Er soll uns dabei helfen, unseren Kopf frei zu bekommen. Und nicht, wie ein Roboter zu arbeiten.

Also müssen wir Zeit einplanen für Dinge, die wir einfach nur zum Spaß machen ohne produktiv sein zu müssen. Und diese Zeit dann auch einhalten. Wenn nicht genügend Zeit dafür da ist, dann müssen wir was anderes verschieben. Oder in Zukunft nein sagen zu Arbeit, die uns diesen Platz im Kalender wegnimmt. 

Das ist als Freiberufler oft schwierig, vor allem wenn es sich um einen guten  oder wichtigen Job handelt. Aber wenn ich nie nein sage und immer versuche, allen gerecht zu werden, dann bezahle ich später damit, dass ich es bereue die Lebenszeit, die mir gegeben wurde, nicht wirklich ausgekostet zu haben.  Und ich riskiere, dass ich meine Freude ganz verliere, dass ich schlecht gelaunt und gestresst bin – und davon hat ja wirklich keiner was. 

Keine Leistung

Ich vermute, dass jeder seine eigene Balance finden muss, zwischen Arbeit und Faulsein. Ich brauche das Wochenende frei, zumindest den Sonntag (oder eben einen Tag in der Woche). Und mindestens eine Stunde am Tag, um nichts Produktives zu machen. Damit meine ich nicht sechs 10-Minuten-Pausen, die eine Stunde ergeben, sondern eine Stunde am Stück. Was ich in dieser Zeit mache, darf nicht irgendwie leistungsbezogen sein. Das könnte zum Beispiel mit Freunden rausgehen sein, lesen zum Vergnügen, Film schauen, rumhängen. Also im Grunde faul sein.

Oder auch fotografieren, schließlich mache ich das gern. Aber dann eben nur zum Spaß, das heißt, die Bilder müssen nicht einer Bewertung standhalten, auch nicht meiner eigenen. Sie müssen nicht irgendwelche Kriterien erfüllen außer, dass mir in dem Moment danach ist.

Was machst du gerne ohne Druck? Und planst du dir jeden Tag Zeit ein, um faul zu sein?

Should-Do`s

Appointments for the Should Do`s - do all things with love photogaphed by Nadine Wilmanns

Appointments for the Should-Do`s

Appointments for the Should-Do`s

Do you have a lot of „Should Do´s” in your head? I have, and I need to get rid of them. Not only do they make me feel overwhelmed, stressed, anxious and moody. But they also rob my energy, my joy and they make me less or even non-productive. Plus they suffocate any creativity.

“Do all things with love”, advises the Bible (in 1 Corinthians 16,14, in case you wanna look it up). But how can I do things with love when feeling stressed and overwhelmed?

When I constantly think I should do this and that, I cannot concentrate on what I`m doing at the moment, let alone enjoy. And often when there are too many Should Do`s floating in my head, I get literally paralyzed and don`t get anything done at all. Thus, Should Do`s are not serving me at all.

Time Management

As a freelancer this has been one of my biggest challenges. When I was an employee, I used to go to work, knowing I am meant to be there, peacefully doing my stuff, knowing what I had to do – happy days. As a creative freelancer, time management and Should Do`s have become less straightforward and more of an issue. So I need to come up with a system. There`s a LinkedIn Learning Course on Time Management by Dave Crenshaw and I`m gonna implement some of his advice in my system.

Appointments for peace of mind

So here`s my plan how to get rid of the Should Do`s: I gather them all in one To-Do list, and once a day, I give them appointments in my calendar. Or I give them an appointment straight away. This way they are kind of “done”, out of my head and in my calendar.

For example, I really should take my passport picture. I keep having that on my mind for days, even weeks now – have I done it? No. Because it was just a Should Do in my head, along with 20 other Should Do`s, and not an appointment in my calendar. Now, it`s scheduled for tomorrow at 4pm.

I`ll keep you updated with my findings about how to have more peace of mind as a creative freelancer. Meanwhile, I would be happy to hear or read about your insights. How are you managing your “Should do`s” and your time? Do you have a system in place and do you take control?

Update: Double the estimated time for a task

Only after 2 days, I have noticed: when I think something will take me one hour, it will usually take me two. So I need to schedule double the time of what I would estimate for any task. Otherwise, I end up in a hurry and stress – and the whole point of planning is to get rid of stress. 

Update: Be open to reschedule when needed

Life happens, and sometimes you need an extra pause because an event has thrown you off your path. We are humans and not machines. While we generally should commit to our schedule (otherwise it won`t be much help), we still can ask ourselves: What would serve me now in this situation? What would do me good? Maybe it`s smarter to reschedule something to free space for a much-needed walk or a bit of just hanging about. Be open to reschedule when life throws unexpected challenges at you. The goal of making appointments for your “Should-Do`s” is peace of mind. Not just working things off like a robot not listening to your needs in a given situation. 

Update: Maybe-List

If there are simply too many Should-Do`s that need to be scheduled so they just don`t fit in our calendar, we need to radically prioritize. What is truly important, meaning what will still matter in years? What is so urgent that it has to be done in order to avoid serious consequences? These things are to be scheduled in the calendar. Everything that is not so important goes to the “Maybe-List”. This way, they are still recorded and out of our heads. But we don`t NEED to do them anytime soon (or ever). 

Update: Post-it-Technique

If I`ve got a lot of tasks that I could do “anytime”, I often find it hard to give them a fixed appointment. It has then helped me to write those Should-Do`s on a post-it each. Then I pin or stick them on a wall, table, cardboard, or styrofoam board and set myself a deadline. I divide the number of tasks by the number of workdays until my deadline. So if I got two weeks for 17 tasks, I would wanna divide those 17 tasks by the ten workdays, that`s 1,7. That means, I wanna bin two tasks a day, and it`s not an issue if I only bin one on a few days. However, when working with the post-it-technique, I do need to leave some leeway in my calendar though, and I need to be very mindful to not be “overbooked”. 

Read the complementary post:

Downtime

 

Termine für die Should-Do`s

Hast du viele “Should Do`s” im Kopf? Also schwirren viele Sachen in deinem Kopf herum, die du eigentlich dringend erledigen solltest?  Bei mir schwirren viele und ich muss sie loswerden. Sie machen mir nicht nur Stress, Sorgen und schlechte Laune. Sondern sie rauben mir auch Energie und Freude. Und dazu machen sie mich weniger produktiv oder sogar völlig unproduktiv. Außerdem ersticken sie jede Kreativität.

“Macht alles mit Liebe“, rät die Bibel (in 1 Korinther 16, 14, falls du nachschauen willst). Aber wie kann ich Dinge mit Liebe tun, wenn ich gestresst und genervt bin? Wenn ich denke, dass ich eigentlich noch dies und jenes tun sollte, kann ich mich nicht gut auf das konzentrieren, was ich gerade mache. Ganz zu schweigen von Genießen. Und oft, wenn es zu viele Should Do`s in meinem Kopf gibt, fühle ich mich richtiggehend gelähmt und kriege gar nichts mehr hin. Also helfen mir Should Do`s überhaupt null.

Zeit-Management

Seit ich Freiberuflerin bin, ist das eine meiner größten Herausforderungen. Als Angestellte bin ich einfach zur Arbeit gegangen, wusste, dass da jetzt mein Platz ist, habe in Ruhe meinen Kram gemacht und wusste was ich zu tun hatte – easy. Als kreative Freiberuflerin sind Zeit-Management und Should Do`s komplizierter geworden. Also muss ich mir ein gut funktionierendes System überlegen. Es gibt einen LinkedIn Learning Kurs über Zeit-Management von Dave Crenshaw und ich habe vor, einige seiner Tipps in mein System zu übernehmen.

Termine für innere Ruhe

Hier ist mein Plan, wie ich Should Do´s loswerden möchte: Ich sammle alle Should Do´s in meiner To-Do-Liste auf den Leerseiten in meinem Timer. Und einmal am Tag gebe ich ihnen Termine in meinem Kalender. Oder ich gebe dem Should Do direkt einen Termin, sobald es mir in den Kopf fliegt. Was einen Termin hat, kann ich von der To-Do-Liste streichen. Denn sie sind dann praktisch “erledigt”, aus meinem Kopf raus und in meinem Kalender.

Zum Beispiel sollte ich dringend Passbilder von mir machen. Ich habe das seit Tagen und Wochen im Kopf – hab ich`s gemacht? Nein. Weil es nur als Should Do in meinem Kopf geschwirrt ist, zusammen mit 20 anderen Should Do`s. Es hatte keinen Termin in meinem Kalender. Jetzt habe ich es für morgen um 16 Uhr eingeplant.

Ich halte euch auf dem Laufenden, was ich darüber herausfinde, wie man als kreativer Freiberufler die innere Ruhe behält – oder wiederkriegt. Erzähl mir inzwischen gern von deinen Tipps, Ideen und Erfahrungen. Wie behältst du die Kontrolle über deine Should Do`s und deine Zeit? 

Update: Verdopple die geschätzte Zeit für eine Aufgabe

Schon nach zwei Tagen habe ich Folgendes festgestellt: Wenn ich denke, dass etwas eine Stunde dauert, dann dauert es normalerweise zwei. Das heißt, ich muss zweimal so viel Zeit für eine Aufgabe einplanen, als geschätzt. Ansonsten finde ich mich in Eile und Stress wieder. Und der Grund, warum ich plane ist ja gerade keinen Stress zu haben.

Update: Sei ok damit, bei Bedarf umzuplanen

Im Leben passiert manchmal Unerwartetes und manchmal brauchst du eine extra Pause, weil dich etwas aus der Bahn geworfen hat. Wir sind Menschen und keine Maschinen. Zwar sollten wir uns an unseren Plan halten (sonst macht das Planen ja keinen Sinn), aber wir können uns schon auch fragen: Was wäre jetzt gerade gut für mich? Was würde mir wirklich helfen und was kann ich hier für mich tun? Manchmal ist es klüger, umzuplanen, um Zeit für einen Spaziergang zu haben, oder um einfach nur ein bisschen rumzuhängen. Sei ok damit, umzuplanen, wenn du Zeit fürs Nichtstun brauchst oder wenn du vor einer unerwarteten Herausforderung stehst. Wir vergeben ja Termine an unsere Should-Do`s damit wir ruhig und entspannt sein können. Nicht um wie ein Roboter eins nach dem anderen abzuarbeiten ohne darauf zu achten, wie es uns gerade geht.  

Update: Vielleicht-Liste

Wenn es einfach zu viele Should-Do`s gibt, die eingeplant werden wollen und unseren Terminplaner überfluten, dann müssen wir radikal Prioritäten setzen. Was ist wirklich wichtig, also was wird für uns auch nach Jahren noch von Bedeutung sein? Was ist so dringend, dass wir es zeitnah einplanen müssen um schwerwiegende Konsequenzen zu vermeiden? Diese Dinge müssen einen Termin bekommen. Alles, was nicht so wichtig ist, kommt auf die “Vielleicht-Liste”. So sind sie doch aufgeschrieben und aus unserem Kopf raus. Aber wir müssen sie nicht so bald (oder auch gar nicht unbedingt) erledigen. 

Update: Vielleicht-Liste

Wenn ich viele Aufgaben habe, die ich “irgendwann” machen kann, dann fällt es mir oft schwer, für sie fixe Termine festzulegen. Da hat es mir geholfen, jede dieser Aufgaben auf jeweils ein Post-it zu schreiben. Dann pinne oder klebe ich sie an eine Wand, auf einen Tisch, einen Karton oder ein Styropor-Brett und gebe mir eine Deadline. Ich teile die Anzahl der Aufgaben durch die Nummer der Arbeitstage bis zur Deadline. Also wenn ich zwei Wochen für 17 Aufgaben habe, dann würde ich 17 Aufgaben durch 10 Arbeitstage teilen, gibt 1,7. Das heißt, ich will pro Tag zwei Aufgaben-Post-its in den Müll machen und es ist kein Problem, wenn ich an manchen Tagen nur eins erledige. Wenn ich die Post-it-Technik anwende, dann muss ich dafür allerdings Luft in meinem Kalender lassen und muss wirklich darauf achten mich nicht voll zu planen. 

Lies ergänzend dazu:

Downtime